Compliance a wymóg raportowania informacji pozafinansowych

24.6.2015

W ostatnim czasie Unia Europejska zaczęła zwracać coraz większą uwagę na doniosłość danych pozafinansowych firm w takich obszarach jak kwestie środowiskowe, społeczne, pracownicze, poszanowanie praw człowieka, a także przeciwdziałanie korupcji i łapownictwu. Celem umożliwienia porównania powyższych informacji i określenia spójnych standardów Parlament Europejski i Rada wprowadziły wymóg sporządzania corocznych raportów począwszy od roku obrotowego 2017. Obowiązkiem tym nie będą objęte wszystkie przedsiębiorstwa, jednak można się spodziewać, że dla zagranicznych inwestorów będzie to standard, bowiem kryzys finansowy doprowadził do znacznego spadku zaufania między kontrahentami. Wprowadzenie polityki compliance będzie szczególnie pomocne nie tylko na etapie definiowania modelu biznesowego jednostki, wpływu jej działalności na poszczególne dziedziny i związanych z tym ryzyk, ale pozwoli także na późniejsze sprawne i skuteczne dostosowanie się do standardu raportów wprowadzonych przez Unię Europejską.

Kogo obejmie obowiązek raportów informacji niefinansowych?

Dyrektywa unijna nr 2014/95/UE wprowadzająca zmiany w dyrektywie 2013/34/UE w zakresie ujawniania informacji pozafinansowych obejmuje swoim zastosowaniem tylko duże przedsiębiorstwa będące jednostkami interesu publicznego przekraczające na dzień bilansowy kryterium średniej liczby 500 pracowników w ciągu roku obrotowego. Zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie jednostkami interesu publicznego są emitenci papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym któregokolwiek państwa członkowskiego, instytucje kredytowe, zakłady ubezpieczeń i takie organizacje, które są wyznaczone przez państwo członkowskie jako spełniające kryteria jednostki interesu publicznego ze względu na charakter prowadzonej działalności, wielkość lub liczbę pracowników. W praktyce w Polsce obowiązkowo sporządzać raporty będą musiały przykładowo spółki notowane na rynku głównym GPW lub w alternatywnym systemie obrotu Newconnect, banki, fundusze inwestycyjne, firmy ubezpieczeniowe, fundusze emerytalne, a także krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego.

Zawartość raportu

Raport dotyczący informacji niefinansowych powinien obejmować szereg zagadnień. Powinien się w nim znaleźć krótki opis modelu biznesowego jednostki, a także opis polityk stosowanych przez jednostkę w odniesieniu do kwestii środowiskowych, społecznych, pracowniczych, poszanowania praw człowieka, przeciwdziałaniu korupcji i łapownictwu, w tym wdrożonych procesów należytej staranności. Sprawozdanie ma także obejmować wynik tych polityk i główne ryzyka w zakresie powyższych kwestii, które są powiązane z operacjami jednostki i mogą niekorzystnie wpływać na te dziedziny. Wymagane jest także opisanie sposobu zarządzania ryzykami przez jednostkę oraz wykazanie niefinansowych, a zarazem kluczowych wskaźników wyników związanych z daną działalnością. Dodatkowo jeśli jednostka nie prowadzi żadnej polityki w stosunku do określonych powyżej kwestii, musi wyjaśnić, dlaczego nie wprowadziła żadnych działań. Raport może być publikowany wraz ze sprawozdaniem z działalności albo podawany do publicznej wiadomości na stronie internetowej jednostki w terminie do sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Dodatkowo jednostki, których papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym powinny w sprawozdaniu dotyczącym stosowania zasad ładu korporacyjnego zamieścić opis polityki różnorodności stosowanej do organów administrujących, zarządzających i nadzorczych jednostki. Konieczne jest wykazanie takich aspektów jak wiek, płeć, wykształcenie i doświadczenie zawodowe, cele polityki różnorodności w tych organach, sposoby i skutki jej realizacji w danym okresie sprawozdawczym. W przypadku niestosowania tej polityki przez jednostkę, należy zamieścić wyjaśnienie takiej decyzji.

Trochę statystyki

Warto podkreślić, że na polskim rynku praktyka raportowania danych pozafinansowych jest już obecna, jednak w niewielkim zakresie, bowiem zaledwie ok. 40 firm co roku sporządza raporty społeczne. Szacuje się natomiast, że około 300 firm zostanie objętych nowym obowiązkiem, a zgodnie z zestawieniem Respect Index ze 118 spółek notowanych na GPW, aż 80% z nich nie redaguje sprawozdania z danymi niefinansowymi (źródło: http://prawo.gazetaprawna.pl/artykuly/873631,do-walki-z-korupcja-lepiej-sie-przygotowac-zawczasu.html).

Compliance na dobry początek

Dobrym punktem wyjścia do sporządzania danych niefinansowych może być wprowadzenie w firmie compliance. Compliance można zdefiniować jako zbiór procedur mających na celu zapobieganie wszelkim nieprawidłowościom w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa oraz zarządzanie ryzykami związanymi z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zatem wprowadzenie specyficznych procedur compliance po pierwsze pomaga w zdefiniowaniu grożących nieprawidłowości adekwatnych do profilu działalności firmy, a następnie niweluje wszelkie błędy i określa stosowny sposób zachowania celem ograniczania i eliminowania ich występowania w przyszłości. Sekwencja czynności jest określana w stosunku do konkretnej formy aktywności przedsiębiorcy jak na przykład sprawy pracownicze. Przykładowo powszechnym ryzykiem w tym zakresie jest możliwość występowania w firmie mobbingu – na ten temat pisaliśmy już w artykule „Compliance w przedsiębiorstwie a molestowanie seksualne i mobbing”. Nie ma zatem przeszkód, aby również w stosunku do pozostałych istotnych kwestii pozafinansowych określonych przez Unię Europejską wprowadzić procedury, dzięki którym możliwe będzie wprowadzenie i wykonywanie polityk. Postępowanie zgodnie z ustalonymi zasadami compliance zagwarantuje wprowadzenie skutecznego systemu zarządzania ryzykiem w kwestiach społecznych czy środowiskowych, jest to zatem pierwszy i niezbędny etap do dostosowania działalności do nowych obowiązków.

(Nie)długi czas na dostosowanie się do nowych obowiązków sprawozdawczych

Istotnym jest, że zgodnie z regulacją unijną wprowadzenie dobrych praktyk w jednostce musi nastąpić już w 2017 r., do którego to roku należy także opracować system zbierania danych pozafinansowych, aby od 2018 r. na ich podstawie sporządzić raport z działalności w zakresie kwestii społecznych, środowiskowych, pracowniczych czy przeciwdziałaniu korupcji i łapownictwu. Wydawać by się mogło, że instytucje Unii Europejskiej określiły odpowiednio długi czas na wdrożenie dyrektywy i dostosowanie przedsiębiorców do nowych wymogów, jednak opracowanie i wdrożenie specyficznych procedur wymaga czasu, dlatego już teraz Ministerstwo Finansów prowadzi prace nad implementacją przepisów unijnych.

Warto pamiętać, że mimo, iż obowiązkiem unijnym nie będą objęci wszyscy przedsiębiorcy, polityka odpowiedzialności społecznej (CSR) dotyczy każdego. Fakt wprowadzenia niejako przymusu ustawowego do wdrożenia w przedsiębiorstwie kodeksów dobrych praktyk w zakresie strategii odpowiedzialności społecznej wyznacza kolejny etap rozwoju nie tylko polskiego, ale także unijnego i światowego biznesu. Chcąc nadążyć za zmianami, charakteryzować się zaufaniem, którego wszyscy przedsiębiorcy i inwestorzy w dobie kryzysu oczekują, należy rozpocząć od wprowadzenia odpowiednio działających procedur, które zapewnią skuteczną ochronę przed ryzykiem, a w konsekwencji doprowadzą do bezpiecznych i trafnych transakcji handlowych.