Konkurs na twórcze prace projektowe - przebieg procedury konkursowej (stan prawny do 1 marca 2004 r.)

Nagroda może mieć zarówno charakter majątkowy (np. nagroda pieniężna lub rzeczowa) jak i symboliczny, honorowy. Jeżeli organizator nie przewiduje przyznania nagród, może przewidzieć zwrot kosztów przygotowania prac konkursowych dla uczestników, których prace odpowiadają warunkom konkursu. Wysokość zwrotu kosztów określa organizator w warunkach konkursu w kwocie jednakowej dla wszystkich uprawnionych uczestników.

Jak przebiega procedura konkursowa?

W procedurze konkursowej możemy wyróżnić kolejne etapy:

1. Ogłoszenie o konkursie
2. Składanie przez wykonawców kart identyfikacyjnych
3. Kwalifikacja do dalszego udziału w konkursie
4. Składanie prac konkursowych
5. Ocena praca i rozstrzygnięcie konkursu

Gdzie publikuje się ogłoszenie o konkursie?

Postępowanie konkursowe rozpoczyna się publikacją ogłoszenia o konkursie. Ogłoszenie wywiesza się w siedzibie organizatora konkursu w miejscu publicznie dostępnym a także publikuje się w prasie. W przypadku konkursu, w którym wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 30.000 euro, ogłoszenie o konkursie zamieszcza się również w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Publikowane ogłoszenie powinno zawierać co najmniej:

• nazwę i adres zamawiającego;
• określenie przedmiotu konkursu;
• miejsce i termin udostępnienia warunków konkursu;
• miejsce i termin składania i otwarcia kart identyfikacyjnych;
• miejsce i termin składania prac przez uczestników zakwalifikowanych do dalszego udziału w konkursie;
• określenie wymagań, jakie muszą spełniać uczestnicy konkursu;
• określenie wysokości:
  1. nagród, jeżeli organizator przewiduje ich przyznanie,
  2. zwrotu kosztów, jeżeli organizator przewiduje ich zwrot.

Co powinna zawierać karta informacyjna?

W odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie wykonawcy, którzy chcą wziąć udział w konkursie muszą w pierwszej kolejności złożyć tzw.

karty identyfikacyjne. Wyznaczony przez organizatora termin składania kart nie może być krótszy niż 3 tygodnie od dnia ogłoszenia konkursu. Prawo nie daje organizatorowi żadnych możliwości skrócenia tego terminu, natomiast nie stawia żadnych ograniczeń, co do wyznaczenia terminu dłuższego niż 3 tygodnie. Składana przez uczestników karta identyfikacyjna powinna zawierać:

• nazwę i adres uczestnika konkursu;
• oświadczenie uczestnika konkursu o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2 ustawy oraz o posiadaniu uprawnień wymaganych przez przepisy szczególne do wykonania prac objętych przedmiotem konkursu, jeżeli szczególne przepisy stawiają taki wymóg;
• zaświadczenie lub poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię zaświadczenia o posiadaniu uprawnień wymaganych od uczestnika konkursu;
• oświadczenie uczestnika konkursu o związaniu warunkami konkursu;
• oświadczenie uczestnika konkursu, że przysługują mu autorskie prawa majątkowe w zakresie określonym w warunkach konkursu;
• podpisy osób uprawnionych do składania oświadczeń w imieniu uczestnika konkursu.

Dodatkowo, każdy uczestnik konkursu dołącza do karty identyfikacyjnej dowolną sześciocyfrową liczbę rozpoznawczą składanej przez niego pracy. Liczba ta umieszczana jest z zamkniętym opakowaniu uniemożliwiającym zapoznanie się z jego zawartością przed dokonaniem identyfikacji prac. Opakowanie zawierające liczbę rozpoznawczą powinno być trwale połączone z kartą identyfikacyjną.

Jak dokonuje się kwalifikacja do dalszego udziału w konkursie?

Po upływie terminu wyznaczonego na składanie kart identyfikacyjnych, komisja niezwłocznie dokonuje ich otwarcia, przy czym opakowanie zawierające liczbę rozpoznawczą pracy pozostaje zamknięte. Kwalifikację do dalszego udziału przeprowadza komisja konkursowa na podstawie dokumentów dołączonych do karty identyfikacyjnej. Do dalszego udziału mogą zostać zakwalifikowani wyłącznie wykonawcy, którzy:

• nie podlegają wykluczeniu z postępowania o zamówienie publiczne na podstawie ustawy,
• posiadają uprawnienia wymagane od uczestników konkursu,
• nie są członkami komisji konkursowej, nie brali udziału w opracowywaniu warunków lub organizowaniu konkursu.

O wyniku kwalifikacji komisja niezwłocznie informuje uczestników konkursu z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego

Kto może składać prace konkursowe?

Możliwość złożenia pracy konkursowej ma wyłącznie uczestnik, który został zakwalifikowany do dalszego uczestnictwa w konkursie, a więc spełniający określone wymagania podmiotowe. Uczestnicy składają swoje prace za potwierdzeniem odbioru sekretarzowi organizacyjnemu konkursu. Prace składane mogą być wyłącznie do upływu terminu wyznaczonego przez organizatora konkursu. Praca konkursowa, która została doręczona przez uczestnika konkursu po upływie terminu nie podlega ocenie. Organizator konkursu niezwłocznie zwraca uczestnikom prace złożone po terminie.

Prace konkursowe składane przez uczestników wraz z dołączonymi do nich załącznikami powinny zostać opakowane w taki sposób, aby nie było możliwe zapoznanie się z ich treścią aż do czasu oceny prac. Każda praca konkursowa powinna również zawierać informacje o planowanych łącznych kosztach realizacji projektu. Ma to umożliwić zamawiającemu zorientowanie się, czy jego możliwości finansowe są wystarczające, aby zrealizować zamierzony projekt. Ponadto praca musi zostać oznaczona tą samą sześciocyfrową liczbą rozpoznawczą, która została dołączona do karty identyfikacyjnej.

Jak przebiega ocena prac i rozstrzygnięcie konkursu?

Po upływie wyznaczonego terminu na składanie prac konkursowych, sekretarz generalny przekazuje komisji wszystkie złożone w terminie prace konkursowe. Niezwłocznie po upływie terminu do składania prac komisja sporządza protokół, określający liczbę złożonych prac i stan opakowań. Protokół ten podpisują wszyscy członkowie komisji obecni przy wykonywaniu czynności.
Ocena prac konkursowych dokonywana jest przez komisję na posiedzeniach zamkniętych. Przy ocenie prac komisja kieruje się wyłącznie kryteriami, które zostały określone w warunkach konkursu. W zależności od tych warunków, komisja może wybrać jedną pracę zwycięską lub prace równoważne. Decyzja w tym względzie należy do organizatora konkursu, który określa jego warunki. Jeżeli warunki konkursu przewidują wybór jednej pracy zwycięskiej, zamawiający może udzielić zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Po dokonaniu wyboru pracy lub równorzędnych prac zwycięskich, komisja dokonuje identyfikacji prac konkursowych, przyporządkowując prace poszczególnym uczestnikom w oparciu o liczby rozpoznawcze dołączone od każdej karty identyfikacyjnej. Następnie komisja przygotowuje uzasadnienie swojego rozstrzygnięcia i przekazuje je zamawiającemu. Organizator natomiast zawiadamia wszystkich uczestników biorących udział w konkursie o jego rozstrzygnięciu. Ponadto rozstrzygnięcie konkursu podaje się do publicznej wiadomości w sposób określony w warunkach konkursu.

Po zakończeniu konkursu organizator zwraca uczestnikom prace konkursowe przechowując jedynie dokumentację konkursową. Organizator konkursu jest obowiązany przechowywać dokumentacją konkursu przez okres 3 lat od zakończenia konkursu, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność. Dokumentację utrwala się w szczególności w formie fotografii, rysunku lub innych technik cyfrowych lub audiowizualnych.

Pamiętaj, że:

• Organizator konkursu oraz osoby biorące udział w posiedzeniach komisji nie mogą ujawniać: informacji, których ujawnienie naruszyłoby ważny interes państwa, tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji lub zasady uczciwej konkurencji; informacji związanych z przebiegiem oceny prac konkursowych; danych pozwalających zidentyfikować uczestników konkursu przed jego rozstrzygnięciem.
• Organizator unieważnia konkurs, jeżeli wpłynęły mniej niż dwie prace spełniające wymagania określone w warunkach konkursu.
• Konkurs może być zorganizowany w formie jednoetapowej lub dwuetapowej.
• Złożenie pracy konkursowej nie jest złożeniem oferty w rozumieniu prawa cywilnego.
• Organizator konkursu może przewidzieć możliwość przyznania nagród uczestnikom konkursu albo zwrotu kosztów przygotowania pracy projektowj.
• W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.),
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 października 2002 r. w sprawie konkursu na twórcze prace projektowe. (Dz. U. z 2002 r. Nr 188, poz. 1574).