Specyfikacja istotnych warunków zamówienia - podstawowy dokument przetargowy (stan prawny obowiązujący do 1 marca 2004 r.)

W szczególności nie jest dopuszczalne wliczanie do ceny formularza specyfikacji kosztów, jakie zamawiający poniósł podczas przygotowywania specyfikacji. W szczególności chodzi tu o koszty pracy zatrudnionych pracowników opracowujących specyfikację, koszty opinii biegłych, rzeczoznawców itp.

Specyfikacja jest przekazywana dostawcom lub wykonawcom drogą pocztową. Zamawiający może jednak określić inne sposoby udostępniania specyfikacji. Zamawiający może zezwolić na odebranie formularza specyfikacji osobiście w swojej siedzibie.

Co powinna określać treść specyfikacji?

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia powinna w sposób rzetelny, kompletny i jednoznaczny określać wszelkie informacje dotyczące warunków i przedmiotu przetargu, tak aby dostawcy i wykonawcy mogli przygotować oferty odpowiadające wymaganiom zamawiającego. W każdym trybie przetargowym zgodnie z art. 35 ustawy, specyfikacja powinna zawierać:

• informacje dotyczące przedmiotu zamówienia
  1. określenie przedmiotu zamówienia (w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków lub projektów), łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy,
  2. pożądany lub wymagany termin wykonania umowy,
  3. opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie ofert częściowych,

Przedmiot zamówienia powinien być określony za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych przy przestrzeganiu Polskich Norm lub klasyfikacji, zaś w przypadku robót budowlanych za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót. Przedmiot zamówienia nie może być określony w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.

• terminy i inne wymagania dotyczące ofert
  1. wskazanie miejsca i terminu składania ofert,
  2. wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert,
  3. termin, do którego dostawca lub wykonawca będzie związany złożoną ofertą,
  4. informacje o trybie otwarcia i oceny ofert,
  5. opis sposobu obliczenia ceny oferty,
  6. opis sposobu przygotowywania ofert,
  7. żądanie wskazania przez dostawcę lub wykonawcę w ofercie, części zamówienia, której wykonanie zamierza on powierzyć osobie trzeciej,
  8. informacje o dopuszczalności składania ofert równoważnych lub wariantowych, jeżeli zamawiający dopuszcza taką możliwość,

Informacje te są konieczne do przygotowania oferty odpowiadającej wymaganiom zamawiającego.

Jest to ważne z tego powodu, że oferta, która jest sprzeczna ze specyfikacją podlega odrzuceniu. Złożenie oferty w wyznaczonym przez zamawiającego terminie jest koniecznym warunkiem do tego, aby mogła podlegać merytorycznej ocenie. Oferta złożona po terminie jest zwracana oferentowi i nie jest rozpatrywana.

• warunki prowadzenia przetargu
  1. opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów,
  2. opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego oraz oświadczenie, czy zamierza się zwołać zebranie dostawców i wykonawców,
  3. pouczenie o środkach odwoławczych przysługujących dostawcy lub wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia,
  4. nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami zamawiającego, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami i wykonawcami,
  5. w przetargach o charakterze międzynarodowym informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a dostawcą lub wykonawcą,

Informacje te są niezbędne do właściwego uczestniczenia w postępowaniu.

• wymagania stawiane dostawcom i wykonawcom
  1. opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od dostawców i wykonawców,
  2. informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków.

Informacje te pozwalają dowiedzieć się, czy potencjalny dostawca lub wykonawca spełnia warunki podmiotowe, które wymaga zamawiający. Wczesne stwierdzenie, że nie spełnia się warunków wymaganych przez zamawiającego może uchronić potencjalnego oferenta od poniesienia kosztów przygotowania oferty. Dostawca i wykonawca, który nie spełnia wymaganych warunków podmiotowych podlega wykluczeniu.

• warunki i istotne postanowienia przyszłej umowy
  1. istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, oraz wysokość kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy,
  2. wszelkie wymagania, w szczególności kwotę, dotyczące wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
  3. wszelkie przyszłe zobowiązania dostawcy lub wykonawcy związane z umową w sprawie zamówienia publicznego,
  4. informację o wszelkich formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po zakończeniu przetargu w celu zawarcia umowy,
  5. ogólne warunki umowy, wzór umowy albo regulamin, jeżeli zamawiający wymaga od oferenta, by zawarł z nim umowę na takich warunkach

Obowiązek określenia tych informacji w specyfikacji spełnia przede wszystkim funkcję informacyjną i chroni zwycięskiego oferenta przed możliwością wprowadzania do umowy niekorzystnych dla niego warunków już po wyborze oferty najkorzystniejszej.

Zamieszczenie stosownych informacji w specyfikacji jest wiążące dla stron i nie może być przez nie, nawet za porozumieniem, zmienione. Jeżeli zamawiający dołączył do specyfikacji wzór umowy, powoduje to konieczność zawarcia umowy na warunkach określonych we wzorze, bez możliwości dokonania ich zmiany.

Jak widać specyfikacja to bardzo rozbudowany dokument, który powinien zawierać wiele szczegółowych informacji.

Czy można dokonać zmian postanowień specyfikacji?

Tak jest to możliwe, ale wyłączenie w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Zamawiający może zmodyfikować treść dokumentów zawierających specyfikację w każdym czasie jednak przed upływem terminu składania ofert. Zamawiający ma jednocześnie obowiązek powiadomienia o tym fakcie wszystkich dostawców i wykonawców, którzy pobrali od niego formularze specyfikacji. Dokonane w ten sposób uzupełnienia są wiążące dla wszystkich dostawców i wykonawców biorących udział w postępowaniu. Wraz z dokonaniem uzupełnień w specyfikacji zamawiający ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert w tym celu, aby dostawcy i wykonawcy biorący w postępowaniu mogli w składanych przez siebie ofertach uwzględnić dokonane zmiany.
Ponadto szczególna możliwość zamian specyfikacji przewidziana została w odniesieniu do przetargu dwustopniowego. Zamawiający może tego dokonać po analizie złożonych ofert wstępnych. Możliwość zmian nie obejmuje jednak wszystkich postanowień specyfikacji. Zamawiający może dokonać zmiany wyłącznie wymagań technicznych i jakościowych oraz zmienić kryteria oceny ofert.

Co można zrobić, jeżeli postanowienia specyfikacji są niejasne?

Ustawa przewiduje możliwość zwrócenia się do zamawiającego o udzielenie wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Taka możliwość przysługuje każdemu dostawcy lub wykonawcy, a także organizacjom społecznym wpisanym na listę prowadzoną przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Na wspomnianą listę mogą zostać wpisane organizacje pracodawców i przedsiębiorców, które zrzeszają dostawców lub wykonawców.
Uprawnieni do składania pytań dotyczących specyfikacji (dostawcy, wykonawcy, organizacje) mogą występować ze stosowną prośbą w zasadzie w każdym czasie.

Jednak podkreślić trzeba, że tylko jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła na co mniej niż 6 dni przed terminem składania ofert, zamawiający ma obowiązek niezwłocznego udzielenia wyjaśnień. Jeżeli natomiast prośba w tej sprawie wpłynęła do zamawiającego później, nie musi on niezwłocznie na nią odpowiedzieć. Konsekwencją tego może być odrzucenie oferty lub wykluczenie oferenta, który złoży ofertę nie odpowiadającą wymogom określonym w specyfikacji.

Zamawiający jednocześnie przesyła treść wyjaśnienia wszystkim dostawcom i wykonawcom, którym doręczono specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania.

Opisana powyżej możliwość uzyskania wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie jest jednak jedyną. Wątpliwości związane ze specyfikacją mogą być również wyjaśnione na specjalnie zwołanym w tej sprawie zebraniu. Zebranie zwołuje zamawiający. Oświadczenie zamawiającego czy zamierza zwołać takie zebranie powinno zostać zawarte już w specyfikacji. Na zebraniu każdy z obecnych dostawców lub wykonawców może zgłosić pytanie o wyjaśnienie treści specyfikacji. Następnie wszystkie pytania i udzielone na nie odpowiedzi zamawiającego, bez wskazywania źródeł zapytania są utrwalane na pisemnym protokole zebrania. Protokół ten jest następnie przekazywany niezwłocznie wszystkim dostawcom i wykonawcom, którym przesłano specyfikację, niezależnie od tego czy byli obecni na tym zebraniu.

Co to jest specyfikacja wstępna?

Specyfikacją wstępną zwana jest specyfikacja przygotowywana do pierwszego etapu przetargu dwustopniowego. Nazwa jej wywodzi się z tego, że zamawiający może do tego trybu przygotować wstępną wersję specyfikacji istotnych warunków zamówienia, która nie musi szczegółowo określać niektórych istotnych elementów. Chodzi tu przede wszystkim o przedmiot zamówienia. Otóż w przetargu dwustopniowym zamawiający może częściowo przerzucić na dostawców lub wykonawców biorących udział w postępowaniu obowiązek określenia przedmiotu zamówienia. Zgodnie z art. 56 § 2 w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający może żądać od dostawców i wykonawców określenia sposobu i czasu wykonania, parametrów technicznych, jakości oraz innych charakterystycznych cech dostaw, usług lub robót budowlanych.

Możliwość ta podyktowana jest to specyfiką trybu przetargu dwustopniowego i przypadkami uzasadniającymi jego zastosowanie. Dlatego też, zamawiający może przygotować do pierwszego etapu specyfikację zawierającą podstawowe informacje o przedmiocie zamówienia, pozwalając w ten sposób oferentom, na zorientowanie się czy są w stanie wykonać dane zamówienie. W wyniku prowadzonych przez zamawiającego negocjacji oraz na podstawie złożonych przez wykonawców ofert wstępnych, zamawiający uzyskuje określoną wiedzę na temat przedmiotu zamówienia. Dopiero na tej podstawie zamawiający ma możliwość sprecyzowania zapisów specyfikacji, i w związku z tym ma możliwość wprowadzenia pewnych modyfikacji do wcześniej określonych warunków

Pamiętaj, że:

• uzyskanie specyfikacji od zamawiającego nie jest koniecznym warunkiem do złożenia oferty. Uzyskanie jej z innych źródeł nie powinno stanowić podstawy wykluczenia oferenta lub odrzucenia jego oferty,
• postanowienia specyfikacji naruszające zasady udzielania zamówień publicznych mogą być podstawą wniesienia protestu,
• cena jaką może żądać zamawiający za formularz specyfikacji może jedynie obejmować koszty druku oraz wysyłki,
• W dniu 2 marca 2004 r. ustawa z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych utraciła moc, na skutek wejścia w życie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

Podstawa prawna:

• Ustawa z 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych ( Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.).